Provincie Fryslân

Marcel Boon | Vakopleiding Functioneel beheer

Marcel is coördinator Functioneel beheer bij de provincie Fryslân en volgde in september de vakopleiding Functioneel beheer. Voor 2016 werden bij de provincie Functioneel beheerders (FuB’ers) veelal ingezet als ‘allround persoonlijke 2^e lijns helpdeskmedewerkers van de afdeling’, ook wel Functioneel Beheer 1.0. Hij deelt met ons het proces dat zij zijn doorlopen en waarom uiteindelijk voor de vakopleiding Functioneel beheer is gekozen.

“Er was duidelijk een wens om Functioneel beheer meer gewicht en gezicht te geven. Daarom zijn onze FuB’ers gecentraliseerd in een team binnen de toenmalige afdeling IV. Er is tevens een coördinator FuB aangesteld met een duidelijke opdracht: Zorg voor een professioneel team dat van toegevoegde waarde is en blijft.”

Basiskennis opfrissen – voorafgaand aan de vakopleiding

“Als eerste is de basis kennis opgefrist met o.a. een BISL training. Op persoonlijk vlak hebben alle teamleden een personal power training gevolgd. Deze training staat los van de Functioneel beheer-inhoud, maar heeft de individuen in het team sterker en zelfbewuster gemaakt. Als gevolg daarvan is het hele team gegroeid. Daarnaast is er gewerkt aan inhoudelijke teamvorming, aan het overnemen van elkaars taken (multidisciplinair inzetbaar) en aan de invulling van het idee dat je niet de FuB van een specifieke applicatie bent. Maar de taal van de klanten, organisatie, van de techniek en van de leverancier spreekt, waarbij de applicatie die je beheert pas daarna komt.”

Als onderdeel van dit groeipad hebben zij in 2017 een inspirerende presentatie bijgewoond van Martijn Buurman (oprichter van Functioneel-beheerder.com, specialist op het gebied van functioneel beheer & informatiemanagement en mede auteur van het boek Het handboek voor de functioneel beheerder).

“Ondertussen stapten we met steeds meer applicaties over naar een SaaS-variant en was er nagenoeg geen sprake meer van eigen gebouwde applicaties. Dat betekent dat je als functioneel beheerder steeds meer regievoerder bent. Wij hebben ons zelf in de fase Functioneel beheer 2.0 gedoopt met het idee door te groeien naar Functioneel beheer 3.0 en de verbinding te zoeken met ons team van informatiemanagement (IM). Dat was makkelijker bedacht dan gedaan”.

Ons functioneel beheer team was aan een volgende groeistap toe

Een bijdrage in het groeipad naar Functioneel beheer 3.0

De groeistap binnen het functioneel beheer team kreeg vervolg. Marcel zocht contact met Daniel E. Brouwer (vakopleiding Functioneel beheer en mede auteur van het boek Het handboek voor de functioneel beheerder) en met Mark Veldkamp (Productmanager IT Academy Noord-Nederland).

“Er was onmiddellijk een klik. Over de inhoud, over de praktische opzet, over onze wens om de verbinding met IM te realiseren en over de flexibiliteit om de lesstof om te buigen naar onze praktijk en de training bij ons ‘inhouse’ te verzorgen. Deze training beloofde anders dan anderen te zijn: veel praktijkcases die echt spelen en een essentiële bijdrage te leveren in ons groeipad FuB 3.0 ”.

Deze training beloofde anders dan anderen te zijn

De resultaten – vakopleiding Functioneel beheer

De vijfdaagse vakopleiding werd door elf deelnemers gevolgd. “We kwamen erachter dat we heel veel al min of meer goed deden maar dat er ook zaken ontbraken en vooral dat we bij twijfel of bij aanpassingen niet konden nalezen hoe we het ‘bedacht” hadden. Daarmee doen we onszelf en de organisatie te kort.”

“Daarnaast hebben FuB en IM elkaar nu volledig gevonden en worden er ‘accountteams’ op basis van beheerdomeinen en bedrijfsprocessen geformeerd. Die in gesprek gaan met de klant / organisatie en die gezamenlijk aan de slag gaan met vragen die vanuit de business komen. De bezetting van deze teams wisselt en de trekker/woordvoerder ook. Soms kan een FuB prima een nieuwe functionaliteit in een applicatie aanwenden voor een businessvraag en hoeft er alleen maar even een korte verificatie met IM plaats te vinden, maar in een ander geval moeten IM en een Business Analist eerst een gedegen intake en onderzoek doen. Om dan duidelijk te krijgen wat de functionele wens is. Om vervolgens de architecten en FuB erbij te betrekken om te kijken of we deze vraag kunnen invullen met functionaliteit die we al in huis hebben of dat er gekozen moet worden een nieuwe toepassing in de markt te zoeken. Hierbij moeten we steeds weer terug kunnen vallen op een goed beschreven basis.”

“Door een zichtbare, professionele en betrouwbare gesprekspartner te zijn kan de organisatie niet meer om ons heen en zullen ze ons keer op keer weten te vinden. Dan noemen we onszelf FuB 3.0 en zijn we goed voorbereid op de dingen die komen gaan in het tweede decennium van de 21^e eeuw!”